kartu indeks

Kartu indeks Kearsipan

Kartu indeks Kearsipan 

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya.

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus.

Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

Kartu indeks memuat informasi tentang:

• Judul/nama surat
• Nomor surat
• Hal surat
• Tanggal surat
• Kode surat
• Kode kartu indeks

Macam-macam Buku agenda

Buku agenda

Buku agenda

adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam satu tahun. Terdapat tiga macam buku agenda, yaitu:

1. Buku agenda tunggal/campuran, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus secara berurutan (campuran), pada tiap-tiap halamannya.  
   
   
2. Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar pada halaman sebelah kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
   
   
3. Buku agenda kembar, yaitu pencatatan surat masuk dicatat pada buku agenda surat keluar dan surat masuk dicatat pada buku agenda surat keluar secara terpisah.
   
   

Asas dalam Kearsipan

Asas-Asas Dalam Kearsipan

Pada  dasarnya  ada  beberapa  asas  dalam  pengelolahan  surat  baik  surat masuk  maupun  surat  keluar yaitu  asas  sentralisasi,  asas  desentralisasi  atau gabungan  antara  kedua  tersebut.  Untuk  penentuan  asas tersebut  ada  beberapa pertimbangan  misalnya  lokasi  dari  setiap  unit  kerja  apa  berada  dalam  satu atap atau tidak,  volume surat  yang  besar, jumlah  pegawai  dan  pertimbangan  lainnya. Asas-asas tersebut adalah:

a. Asas Sentralisasi

Secara  umum  asas  yang  digunakan  oerganisasi  adalah  asas  sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara  terpusat  (sentral).  Asas  ini  disebut  juga  asas  satu pintu  atau  one door/gate  policy. Dengan  asas  sentralisasi  ini  akan  lebih  mudah  dalam pengendalian dan penelusurannya,  karena  pencatatan,  penyampaian,  dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

1. Penerimaan  dan  pengiriman  surat,  penggolongan,  pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
2. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
3. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan  melihat  kondisi  seperti  ini  maka  asas  sentralisasi  sesuai  untuk organisasi  yang  lingkup kerjanya  berada  dalam  satu  gedung  atau  satu  atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

b. Asas Desentralisasi

Adalah  kegiatan  pengelolahan  surat  baik  surat  masuk  maupun  keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit  kerja  bertanggung  jawab  dalam melakukan penerimaan  surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam  asas  ini  bagi  organisasi  yang  unitnya terpencar  atau mempunyai kantor  perwakilan  atau  kantor cabang  pada  beberapa  tempat  akan  lebih mudah  dan  efisien  jika  dilakukan  secara desentralisasi dimana  masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan  sistem  dan  prosedur serta  sarana  pencatatan  yang  standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

1. Pengolongan,  pengarahan  dan  pengendalian  surat  dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.
2. Fungsi  dan  wewenang  unit  kearsipan terbatas  pada  pengelolaan  dan penyimpanan arsip inaktif.
3. Setiap  unit  pengelola  mempunyai  sarana  pencatatan  surat  masing-masing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih  cepat  dan  surat  tersebut manjadi  lebih  cepat  diproses  dan ditindaklanjuti.  Tetapi  sebaliknya  asas  ini  juga  mempunyai kelemahannya yaitu  kemungkinan  terjadinya  ketidakseragaman  sistem  dan  prosedur pengendalian  dan pencatatan  surat  di  samping  tentu  saja  kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

c. Asas Gabungan

Adalah  asas  kombinasi  antara  sentralisasi  dan  desentralisasi  dalam  arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang  dilakukan  oleh  unit  kearsipan  dan  desentralisasi dalam pelaksanaannya. 

Asas  ini  terutama  dilakukan  oleh  organisasinya  yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan  dari kedua asas di atas.

syarat-syarat petugas arsip

Syarat Petugas Arsip Yang Baik

1. Ketrampilan,
Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembaki arsip. Demikian pula, seorang [petugas kearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.

2. Ketelitian,
Dimaksudkan bahwa petuigas kearsipan harus harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas di bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi Manajemen berjalan lancar.

3. Kerapian,
adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan,ketertiban,dan kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, keterteban dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

4. Kecerdasan,
Tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuaidengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapatmengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat.Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi.

masalah pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan dala organisasi

Organisasi Dan Masalah Pokok Kearsipan Serta Kedudukan Kearsipan Dalam Organisasi

Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,  kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. 
Kompetensi Dasar:
Mengidentifikasikan Organisasi dan Masalah Pokok Kearsipan serta Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi 
A.    Organisasi kearsipan 
Organisasi kearsipan merupakan     .Organisasi kearsipan terdiri dari :
1.    Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara,dan
2.    Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan     daerah
3.    Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara
     Setiap daerah / kota memiliki arsip sendiri sebagai data – data pengumpulan kegiatan yang ada ditiap daerah / kota tersebut yang biasanya disebut sebagai arsip nasional daerah. Arsip nasional daerah merupakan arsip nasional yang terdapat d i daerah – daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1.
Rincian Lembaga Kearsipan Nasional (di Indonesia):
1. Arsip Nasional RI 
2. Arsip Daerah Provinsi
3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota
4. Arsip Perguruan Tinggi
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 
Unit Kearsipan terdiri dari: 
1). Lembaga Negara
2). Pemerintahan Daerah
3). Perguruan Tinggi Negeri
4). BUMN
5). BUMD
Fungsi Unit Kearsipan, yaitu sebagai:
1. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; 
2. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
5. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Lembaga Kearsipan:
 ANRI
- Lembaga Kearsipan Nasional
- Wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yang diterima dari : Lembaga Negara, Perusahaan, Organisasi politik, Organisasi masyarakat dan Perseorangan
- Pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip derah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi
- Pembinaan dilaksanakan secara koordinasi dengan lembaga terkait
- Guna penyelamatan dan pertanggungjawaban nasional, dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki nilai keberlanjutan.
Arsip Daerah Provinsi:

(1). Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.
(2). Pemerintahan daerah provinsi wajib membentuk arsip daerah     provinsi.
(3). Pembentukan arsip daerah provinsi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 

Pasal 23
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 ayat (4), arsip daerah provinsi memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.
4). Arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: 
a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;
b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan; dan
f. perseorangan.

Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (4), arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggaran pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
Pembentukan arsip daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota dilakukan oleh pemerintah daerah masing-masing.
Arsip Perguruan Tinggi:

(1). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2). Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
(3). Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4). Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan:
a). pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan
b). pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
- Pasal 33 Yang dimaksud “arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD, termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber dana negara.

B.    Masalah Pokok Kearsipan
Menurut Drs. The Liang Gie 
Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :
1) Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.
Drs. E Martono
1.    Warkat yang tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2.    warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas.
3.    Warkat setiap hari  selalu bertambah.
4.    Tempat penyimpanan warkat selalu sesak karena kurang tempat.
5.    Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6.    Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih.
Drs. Moekijat
1.    Penggunaan sistem penggolongan yang salah.
2.    Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab yang tidak jelas.
3.    Pegawai yang tidak terlatih.
4.    Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.
5.    Tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan penghapusan warkat.
6.    Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
7.    Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat /surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya. 
8.    Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat
9.    Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/ tidakmemadai.
10.    Pegawai pengelolaan arsip  tidak /kuarng adanya bimbingan dari pimpinan     dalam menjalankan tugasnya.
11.    Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.
12.    Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.
13.    Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan dan kerusakan yang     disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untukmencegahnya     seperti bencana alam.

Cara Pemecahan Masalah
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat,meliputi:
a.System abjad (alphabetic system)
b.System masalah (subject system)
c.System tanggal (chronologi system)
d.System wilayah (geographic system)
e .System nomer (numberic system) 
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan     pengandilian yang ketat. 
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. 
1)    Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab)
2)    Penggunaan racun serangga
3)    Tindakan preventif (pencegahan
4)    Memperhatikan kondisi arsip 
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
a.Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin      tik, mesin stensil, stempel, karbon.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti  fillingcabinet,     lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya ds    
5. Penyelenggaraan penyusutan warkat    
6. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat:
     Menurut Littlefield dan Peterson, terdapat enam syarat pokok yang mutlak harus dimiliki pegawai arsip, yaitu:
1.      Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan rata-rata normal.
2.      Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam       untuk dapat membedakan perbedaan-perbedaan kecil dari nama-nama dan     angka-angka dalam warkat.
3.      Memiliki sifat kecermatan.
4.      Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil-kecil.
5.      Memiliki sifat kerapian dalam bekerja.
6.      memiliki sifat pertimbangan yang baik.
Disamping itu pegawai arsip harus:
1.      Mengetahui pengetahuan tata kearsipan.
2.      Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaannya
3.      Mengenal seluk beluk organisasi dengan tugas-tugas dan pejabat-pejabatnya.
4.      Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.
Dengan kata lain bahwa syarat-syarat pegawai arsip meliputi:
1.      Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang:
a.       Surat menyurat dan arsip.
b.      Seluk beluk organisasi atau instansi.
c.       Tata kearsipan.
2.   Berkepribadian dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan teknik tata kearsipan:
a.       Tekun, teliti, rapi, cermat, dan sabar
b.      Cekatan, cerdas dan kreatif
c.       Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab
d.      Ramah dan sopan
e.       Loyal dan dapat menyimpan rahasia
f.        Sehat rohani dan jasmani
C.    Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah, yaitu suatu unit kerjadalam suatu kantor yang tugasnya melaksanakan penyimpanan dan pengawasan sendiri terhadap asing yang menjadi wewenangnya.
Arsip pusat (unit sentral ) yaitu suatu unit kerja yang berada dalam suatu kantor pusat yang tugasnya mengelola bidang kearsipan untuk seluruh arsip  kantor tersebut. 
1.    Sebagai sumber informasi mengenai kegiatan baik yang sudah terlaksana maupun perencanaan kegiatan
2.    Sebagai sumber ingatan
3.    Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan.
4.    Sebagai bahan pertimbangan pengawasan.
5.    Sebagai bahan pertimbangan
6.    Sebagai bahan pertimbangan pertanggungjawaban.
7.    Sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan.

Manajemen Kearsipan

MANAJEMEN KEARSIPAN

Pengertian Manajemen Kearsipan 

Menurut George R. Terry, Ph.D dalam bukunya “Office Management and Control”,“Filling is the placing of papers in acceptable containers according to some predetermined arrangement so that any paper, when required, can be located quickly and conveniently” (dalam Moekijat,2002:75). Bila diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia pernyataan George R. Terry tersebut memiliki pengertian bahwa kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempattempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat (Moekijat, 2002:75). Dengan dilaksanakannya manajemen kearsipan maka proses pelayanan publik yang dilaksanakan oleh suatu instansi diharapkan akan berjalan dengan lebih baik. 

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan memberi penjelasan sebagai berikut: 

• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 
• Naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan,dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 

Berdasarkan UU Nomor 7 Tahun 1971 menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskahnaskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Odgers (dalam Sukoco, 2007:82) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Sedangkan Charman mengartikan manajemen kearsipan sebagai proses yang menitikberatkan kepada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan (dalam Sukoco, 2007:82). Dengan diterapkannya manajemen kearsipan pada suatu instansi maka akan mempermudah unit kearsipan dalam menata dan menemukan kembali arsip sehingga proses pelayanan publik dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien. 

nilai guna kearsipan

 Nilai Guna Arsip 

Nilai arsip adalah nilai kegunaan yang terkandung di dalam arsip yang didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.

Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna antara lain sebagai berikut :

1.Menurut Vernoon B.Santen

Bahwa nilai guna arsip atau warkat tecakup dalam akronim ALFRED.

A= Administrasi Value (nilai guna di bidang administrasi) misalnya surat dinas,formulir dan sebagainya.

L= Legal Value nilai guna di bidang Hukum) ,misalnya Akta Jual beli tanah,surat kuasa dan sebagainya.

F=Fiscal Value (nilai guna di bidang Keuangan ) misalnya cek,kuitansi,bilyet,giro dan sebagainya.

R=Research Value (nilai guna di bidang Penelitian ), Karya tulis Skripsi,Tesis Desertasi dan sebagainya 

E= Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan misalnya Ijazah,buku rapor,daftar nilai dan sebagainya.

D=Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi) misalnya Naskah Perjanjian dan Asli dan sebagainya.

2.Menurut Ensiklopedi Administrasi

Pada pokoknya ,sesuatu warkat mempunyai(empat) macam kegunaan yaitu sebagai berikut:

a.Guna Informatoris, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa 

b.Guna Yuridis yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.

c.Guna Historis yakni menggambarkan keadaan atu peristiwa pda masa lampau,agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.

d.Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah.

3.Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi :

• Nilai guna primer yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga /instansi pencipta arsip.Nilai guna primer meliputi :

 1.)nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksaaan   tugas  dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

2.)nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

3.)nilai guna keuangan adalah arsip yang mempunyai niai guna keuangan yang berisikan hak ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggugjawaban keuangan.

4.)nilai guna ilmiah dan tekhnologi adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan tekhnologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

• Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi \kepentingan lembaga-lembaga lain atau untuk kepentingan umum.Arsip nilai guna sekunder meliputi :

1.) Nilai guna kebuktian adalah jika dalam arsip itu terkadung fakta dak keterangan yang digunakan untk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan , dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.

2.)Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian da sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga instansi pencipta kegiatannya.

Peran, Fungsi, dan Proses Penyimpanan Arsip

 Peran dan Fungsi Arsip

a. Peran Arsip 

Menurut Wursanto (1991:5) arsip memiliki peranan yang potensial dalam administrasi yaitu Sebagai pusat daya ingat, Sebagai sumber informasi, Sebagai ala pengawasan, Sebagai pembuatan keputusan. Arsip mempunyai peranan yang penting dalam proses penyajian informasi kepada pimpinan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan dan juga perumusan kebijakan. Oleh sebab itulah didalam menyajikan informasi yang cepat dan akurat harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. 

b. Fungsi Arsip 

Fungsi arsip bagi setiap organisasi menurut Wursanto (1991:33) yaitu aktifitas yang dimilliki oleh kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis, dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terkena masalah, dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban serta dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga. 

 Proses Penyimpanan Arsip 

a. Segregating Arsip 

Segregating arsip merupakan tahap penyimpanan arsip dengan cara memisah-misahkan arsip. Arsip dikelompokkan berdasarkan subyeksubyek yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks yang telah ditentukan. 

b. Examining Arsip 

Examining arsip adalah proses penelitian terhadap arsip yang akan disimpan. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip tersebut disimpan atau tidak. 

c. Assembling Arsip 

Assembling arsip adalah cara memadukan arsiparsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama. Arsip tersebut kemudian dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat, dokumen, arsip. 

d. Classification Arsip 

Classification arsip merupakan proses pengklasifikasian arsipyaitu menggolongkan arsip-arsip berdasarkan atas perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar persamaanpersamaan yang ada untuk menentukan sub-sub subyek beserta kodenya secara cermat. 

e. Indexing Arsip 

Mengindeks adalah menentukan urutan unitunit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip (Sukoco, 2007:88). Bentuk indeks ini dapat berupa nama orang, nama tempat, nama badan atau organisasi. Kegiatan Indexing arsip meliputi membaca secara cermat untuk menentukan inti, menentukan judul atau caption arsip secara tepat, memberikan tanda-tanda lain yang dapat menjadi petunjuk arsip, membutuhkan caption utama berikut kode masalah terhadap arsip yang bersangkutan. 

f. Cross Reference Arsip 

Cross Reference arsip adalah tunjuk silang. Tunjuk silang tersebut digunakan apabila terdapat dua judul yang sama. g.Menyusun Arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan susunan yang disepakati oleh setiap instansi. h. Memfile Arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengaturnya di dalam file-file atau folder-folder sesuai dengan tempatnya (Wursanto 1991:16-18).