Ruang Lingkup Kearsipan

    RUANG LINGKUP KEARSIPAN :

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. Penerimaan,meliputi : pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.
2. Pencatatan, meliputi: 
    pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll.
3. Penyimpanan, meliputi:
    pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan.
4. Perawatan, meliputi:
    menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.
5. penggunaan/pelayanan, meliputi:
    menyusun tata tertib dan menyiapkan  serta perangkat pelayanan.
    Pelayanan terhadap peminjaman arsip
    Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.

6. Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi:
    menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentuk panitia,membuat usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.
*Istilah
-Retensi arsip : jangka waktu penahanan sesuai dengan fungsinya.
-Menilai Penggunaan arsip, rumusnya: 
    AP =   ∑    PERMINTAAN
                               × 100 %  
          ∑    TERSIMPAN
jikakurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau  dimusnahkan.
-Membentuk panitia : jika diperlukan unutuk representatif
-Membuat usulan : - membuat permohonan untuk penyusutan 
-menunggu jawaban 
-Melakukan penyiangan: melakukan pencabutan terhadap arsip yang disimpan untuk disusutkan/dimusnahkan.
-Pelaksanaan penyustutan dan pemusnahan : 
setiap tahap ini dilakukan maka  panitia harus membuat berita acara.