nilai guna kearsipan

 Nilai Guna Arsip 

Nilai arsip adalah nilai kegunaan yang terkandung di dalam arsip yang didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.

Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna antara lain sebagai berikut :

1.Menurut Vernoon B.Santen

Bahwa nilai guna arsip atau warkat tecakup dalam akronim ALFRED.

A= Administrasi Value (nilai guna di bidang administrasi) misalnya surat dinas,formulir dan sebagainya.

L= Legal Value nilai guna di bidang Hukum) ,misalnya Akta Jual beli tanah,surat kuasa dan sebagainya.

F=Fiscal Value (nilai guna di bidang Keuangan ) misalnya cek,kuitansi,bilyet,giro dan sebagainya.

R=Research Value (nilai guna di bidang Penelitian ), Karya tulis Skripsi,Tesis Desertasi dan sebagainya 

E= Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan misalnya Ijazah,buku rapor,daftar nilai dan sebagainya.

D=Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi) misalnya Naskah Perjanjian dan Asli dan sebagainya.

2.Menurut Ensiklopedi Administrasi

Pada pokoknya ,sesuatu warkat mempunyai(empat) macam kegunaan yaitu sebagai berikut:

a.Guna Informatoris, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa 

b.Guna Yuridis yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.

c.Guna Historis yakni menggambarkan keadaan atu peristiwa pda masa lampau,agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.

d.Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah.

3.Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi :

• Nilai guna primer yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga /instansi pencipta arsip.Nilai guna primer meliputi :

 1.)nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksaaan   tugas  dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

2.)nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

3.)nilai guna keuangan adalah arsip yang mempunyai niai guna keuangan yang berisikan hak ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggugjawaban keuangan.

4.)nilai guna ilmiah dan tekhnologi adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan tekhnologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

• Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi \kepentingan lembaga-lembaga lain atau untuk kepentingan umum.Arsip nilai guna sekunder meliputi :

1.) Nilai guna kebuktian adalah jika dalam arsip itu terkadung fakta dak keterangan yang digunakan untk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan , dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.

2.)Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian da sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga instansi pencipta kegiatannya.