Peran dan Fungsi Arsip
a. Peran Arsip
Menurut Wursanto (1991:5) arsip memiliki peranan yang potensial dalam administrasi yaitu Sebagai pusat daya ingat, Sebagai sumber informasi, Sebagai ala pengawasan, Sebagai pembuatan keputusan. Arsip mempunyai peranan yang penting dalam proses penyajian informasi kepada pimpinan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan dan juga perumusan kebijakan. Oleh sebab itulah didalam menyajikan informasi yang cepat dan akurat harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
b. Fungsi Arsip
Fungsi arsip bagi setiap organisasi menurut Wursanto (1991:33) yaitu aktifitas yang dimilliki oleh kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis, dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terkena masalah, dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban serta dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga.
Proses Penyimpanan Arsip
a. Segregating Arsip
Segregating arsip merupakan tahap penyimpanan arsip dengan cara memisah-misahkan arsip. Arsip dikelompokkan berdasarkan subyeksubyek yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks yang telah ditentukan.
b. Examining Arsip
Examining arsip adalah proses penelitian terhadap arsip yang akan disimpan. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip tersebut disimpan atau tidak.
c. Assembling Arsip
Assembling arsip adalah cara memadukan arsiparsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama. Arsip tersebut kemudian dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat, dokumen, arsip.
d. Classification Arsip
Classification arsip merupakan proses pengklasifikasian arsipyaitu menggolongkan arsip-arsip berdasarkan atas perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar persamaanpersamaan yang ada untuk menentukan sub-sub subyek beserta kodenya secara cermat.
e. Indexing Arsip
Mengindeks adalah menentukan urutan unitunit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip (Sukoco, 2007:88). Bentuk indeks ini dapat berupa nama orang, nama tempat, nama badan atau organisasi. Kegiatan Indexing arsip meliputi membaca secara cermat untuk menentukan inti, menentukan judul atau caption arsip secara tepat, memberikan tanda-tanda lain yang dapat menjadi petunjuk arsip, membutuhkan caption utama berikut kode masalah terhadap arsip yang bersangkutan.
f. Cross Reference Arsip
Cross Reference arsip adalah tunjuk silang. Tunjuk silang tersebut digunakan apabila terdapat dua judul yang sama. g.Menyusun Arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan susunan yang disepakati oleh setiap instansi. h. Memfile Arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengaturnya di dalam file-file atau folder-folder sesuai dengan tempatnya (Wursanto 1991:16-18).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar