Manajemen Kearsipan

MANAJEMEN KEARSIPAN

Pengertian Manajemen Kearsipan 

Menurut George R. Terry, Ph.D dalam bukunya “Office Management and Control”,“Filling is the placing of papers in acceptable containers according to some predetermined arrangement so that any paper, when required, can be located quickly and conveniently” (dalam Moekijat,2002:75). Bila diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia pernyataan George R. Terry tersebut memiliki pengertian bahwa kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempattempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat (Moekijat, 2002:75). Dengan dilaksanakannya manajemen kearsipan maka proses pelayanan publik yang dilaksanakan oleh suatu instansi diharapkan akan berjalan dengan lebih baik. 

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan memberi penjelasan sebagai berikut: 

• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 
• Naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan,dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 

Berdasarkan UU Nomor 7 Tahun 1971 menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskahnaskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Odgers (dalam Sukoco, 2007:82) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Sedangkan Charman mengartikan manajemen kearsipan sebagai proses yang menitikberatkan kepada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan (dalam Sukoco, 2007:82). Dengan diterapkannya manajemen kearsipan pada suatu instansi maka akan mempermudah unit kearsipan dalam menata dan menemukan kembali arsip sehingga proses pelayanan publik dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.