Penggolongan Arsip menurut sifat

Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingan dan Frekuensi Penggunaan

Berdasarkan sifat kepentingan arsip, arsip dibedakan menjadi 4 macam yaitu arsip nonesensial, arsip yang diperlukan, arsip penting dan arsip vital.

1. Arsip nonesensial. Arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip nonesensial sudah habis kegunaannya selesai dibaca atau diketahui atau telah lampau peristiwanya, dan sebaiknya dimusnahkan untuk menghindari penumpukan arsip yang tidak bernilai guna. Jika terpaksa disimpan, penyimpanan paling lama 1 tahun. Termasuk jenis arsip nonesensial adalah pengumuman hari libur, pengumuman apel bendera, surat atau kartu undangan, memo atau nota terkait hal-hal yang tidak penting.
2. Arsip yang diperlukan, adalah arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan namun bersifat sementara dan terkadang masih dibutuhkan atau digunakan karena itu arsip yang diperlukan (useful archives) perlu disimpan antara 2 – 3 tahun. Contoh arsip yang diperlukan: presensi pegawai, daftar isian pegawai (surat lamaran), surat permohonan cuti, surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat pengantar pengiriman, surat telegram, surat pesanan barang, surat pemeliharaan gedung, surat permintaan kebutuhan barang, surat pemeliharaan alat-alat inventaris.
3. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan lain-lain. Arsip penting masih digunakan/diperlukan dalam proses kelancaran pekerjaan. Jika hilang, arsip sulit dicari penggantinya, dan arsip penting disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai yang terkandung di dalamnya. Yang termasuk arsip penting misalnya Surat Keputusan terkait pegawai (pengangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar mutasi keluarga, daftar riwayat hidup/pekerjaan pegawai, daftar sensus pegawai, laporan keuangan, neraca percobaan, buku kas tabelaris, berita acara pemeriksaan keuangan, buku kas harian, buku kas umum, buku kas penolong, daftar isian kegiatan, daftar perincian gaji, surat perintah membayar uang, dan sebagainya.
4. Arsip vital (vital archives). Arsip ini bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Termasuk arsip vital antara lain akte pendirian perusahaan, buku induk siswa/mahasiswa, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, buku induk pegawai, dokumen pemilikan tanahm gedung, dan lain-lain.

Sedangkan menurut tingkat penggunaan /frekuensi penggunaan arsip, arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu:

1. Arsip aktif, adalah arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja.
2. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja namun terkadang diperlukan juga dalam pelaksanaan kerja.
3. Arsip abadi, merupakan arsip yang harus disimpan untuk selama-lamanya karena nilai informasi yang terkandung di dalamnya. (Wursanto, 27-28)