masalah pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan dala organisasi

Organisasi Dan Masalah Pokok Kearsipan Serta Kedudukan Kearsipan Dalam Organisasi

Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,  kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. 
Kompetensi Dasar:
Mengidentifikasikan Organisasi dan Masalah Pokok Kearsipan serta Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi 
A.    Organisasi kearsipan 
Organisasi kearsipan merupakan     .Organisasi kearsipan terdiri dari :
1.    Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara,dan
2.    Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan     daerah
3.    Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara
     Setiap daerah / kota memiliki arsip sendiri sebagai data – data pengumpulan kegiatan yang ada ditiap daerah / kota tersebut yang biasanya disebut sebagai arsip nasional daerah. Arsip nasional daerah merupakan arsip nasional yang terdapat d i daerah – daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1.
Rincian Lembaga Kearsipan Nasional (di Indonesia):
1. Arsip Nasional RI 
2. Arsip Daerah Provinsi
3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota
4. Arsip Perguruan Tinggi
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 
Unit Kearsipan terdiri dari: 
1). Lembaga Negara
2). Pemerintahan Daerah
3). Perguruan Tinggi Negeri
4). BUMN
5). BUMD
Fungsi Unit Kearsipan, yaitu sebagai:
1. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; 
2. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
5. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Lembaga Kearsipan:
 ANRI
- Lembaga Kearsipan Nasional
- Wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yang diterima dari : Lembaga Negara, Perusahaan, Organisasi politik, Organisasi masyarakat dan Perseorangan
- Pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip derah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi
- Pembinaan dilaksanakan secara koordinasi dengan lembaga terkait
- Guna penyelamatan dan pertanggungjawaban nasional, dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki nilai keberlanjutan.
Arsip Daerah Provinsi:

(1). Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.
(2). Pemerintahan daerah provinsi wajib membentuk arsip daerah     provinsi.
(3). Pembentukan arsip daerah provinsi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 

Pasal 23
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 ayat (4), arsip daerah provinsi memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.
4). Arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: 
a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;
b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan; dan
f. perseorangan.

Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (4), arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggaran pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
Pembentukan arsip daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota dilakukan oleh pemerintah daerah masing-masing.
Arsip Perguruan Tinggi:

(1). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2). Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
(3). Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4). Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan:
a). pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan
b). pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
- Pasal 33 Yang dimaksud “arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD, termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber dana negara.

B.    Masalah Pokok Kearsipan
Menurut Drs. The Liang Gie 
Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :
1) Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.
Drs. E Martono
1.    Warkat yang tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2.    warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas.
3.    Warkat setiap hari  selalu bertambah.
4.    Tempat penyimpanan warkat selalu sesak karena kurang tempat.
5.    Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6.    Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih.
Drs. Moekijat
1.    Penggunaan sistem penggolongan yang salah.
2.    Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab yang tidak jelas.
3.    Pegawai yang tidak terlatih.
4.    Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.
5.    Tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan penghapusan warkat.
6.    Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
7.    Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat /surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya. 
8.    Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat
9.    Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/ tidakmemadai.
10.    Pegawai pengelolaan arsip  tidak /kuarng adanya bimbingan dari pimpinan     dalam menjalankan tugasnya.
11.    Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.
12.    Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.
13.    Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan dan kerusakan yang     disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untukmencegahnya     seperti bencana alam.

Cara Pemecahan Masalah
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat,meliputi:
a.System abjad (alphabetic system)
b.System masalah (subject system)
c.System tanggal (chronologi system)
d.System wilayah (geographic system)
e .System nomer (numberic system) 
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan     pengandilian yang ketat. 
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. 
1)    Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab)
2)    Penggunaan racun serangga
3)    Tindakan preventif (pencegahan
4)    Memperhatikan kondisi arsip 
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
a.Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin      tik, mesin stensil, stempel, karbon.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti  fillingcabinet,     lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya ds    
5. Penyelenggaraan penyusutan warkat    
6. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat:
     Menurut Littlefield dan Peterson, terdapat enam syarat pokok yang mutlak harus dimiliki pegawai arsip, yaitu:
1.      Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan rata-rata normal.
2.      Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam       untuk dapat membedakan perbedaan-perbedaan kecil dari nama-nama dan     angka-angka dalam warkat.
3.      Memiliki sifat kecermatan.
4.      Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil-kecil.
5.      Memiliki sifat kerapian dalam bekerja.
6.      memiliki sifat pertimbangan yang baik.
Disamping itu pegawai arsip harus:
1.      Mengetahui pengetahuan tata kearsipan.
2.      Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaannya
3.      Mengenal seluk beluk organisasi dengan tugas-tugas dan pejabat-pejabatnya.
4.      Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.
Dengan kata lain bahwa syarat-syarat pegawai arsip meliputi:
1.      Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang:
a.       Surat menyurat dan arsip.
b.      Seluk beluk organisasi atau instansi.
c.       Tata kearsipan.
2.   Berkepribadian dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan teknik tata kearsipan:
a.       Tekun, teliti, rapi, cermat, dan sabar
b.      Cekatan, cerdas dan kreatif
c.       Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab
d.      Ramah dan sopan
e.       Loyal dan dapat menyimpan rahasia
f.        Sehat rohani dan jasmani
C.    Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah, yaitu suatu unit kerjadalam suatu kantor yang tugasnya melaksanakan penyimpanan dan pengawasan sendiri terhadap asing yang menjadi wewenangnya.
Arsip pusat (unit sentral ) yaitu suatu unit kerja yang berada dalam suatu kantor pusat yang tugasnya mengelola bidang kearsipan untuk seluruh arsip  kantor tersebut. 
1.    Sebagai sumber informasi mengenai kegiatan baik yang sudah terlaksana maupun perencanaan kegiatan
2.    Sebagai sumber ingatan
3.    Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan.
4.    Sebagai bahan pertimbangan pengawasan.
5.    Sebagai bahan pertimbangan
6.    Sebagai bahan pertimbangan pertanggungjawaban.
7.    Sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan.